Junta: incidencias por WhatsApp y actas solas para administradores de fincas

Concepto

Junta es el parte de incidencias por WhatsApp para administradores de fincas: el vecino manda foto o nota de voz al número de su comunidad y el sistema abre un ticket clasificado por urgencia, lo asigna al proveedor correcto y avisa al administrador solo cuando hay que decidir. Al cerrar el mes genera el orden del día y tras la junta transcribe el audio y redacta el acta lista para firmar. Cliente que paga: despachos de administración de fincas (3–15 empleados, 50–300 comunidades) en Madrid y grandes ciudades, saturados de llamadas y grupos de WhatsApp caóticos. Precio: setup 1.200–2.000 € por despacho + 4–8 €/mes por comunidad gestionada.

Por qué es nueva

• Novedad: une el canal que ya usa el vecino (WhatsApp), el pipeline de incidencias y el acta de junta en un único flujo autoalojado — hoy repartido entre grupos de WhatsApp, el correo del administrador y el acta que se redacta a mano días después.
• Dónde añadimos valor: cada incidencia que se pierde en un grupo cuesta visitas repetidas y llamadas (30–60 min de gestión por ticket); con 40 tickets/mes por despacho el ahorro supera 25 h/mes, y el acta sale en horas en vez de semanas, sin cambiar los hábitos del vecino.
• Visión: de la incidencia que se resuelve sola al mantenimiento predictivo por comunidad (ascensor, caldera, piscina) y al scoring de proveedores con datos reales de respuesta y coste.

Diagrama de secuencia

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Lo que ve el usuario

El vecino solo ve un chat de WhatsApp por comunidad: manda la foto del portal con la luz fundida y recibe "Ticket #214 abierto, electricista avisado, plazo 48 h", luego "Resuelto, gracias por avisar". El administrador ve un panel por comunidad con columnas (abierto, en curso, pendiente de decisión, cerrado), filtra urgencias, asigna con un clic y descarga el acta redactada tras subir el audio de la junta. Imagen sugerida: móvil con chat de WhatsApp de una comunidad junto a un kanban de tickets por finca y un documento de acta generada.

Repositorios utilizados

• https://github.com/n8n-io/n8n — orquestador que recibe el WhatsApp, clasifica la incidencia y mueve el ticket de extremo a extremo.
• https://github.com/makeplane/plane — pipeline kanban de incidencias, un proyecto por comunidad con estados y responsables.
• https://github.com/openai/whisper — transcribe notas de voz de vecinos y audios de juntas para actas.

Variaciones (sinergias)

1. Junta Voz — añade https://github.com/livekit/agents como agente de voz que llama al proveedor para confirmar que acepta la reparación y al presidente para recordar la junta. Capacidad nueva que emerge: la coordinación telefónica que nadie en el despacho quiere hacer desaparece. Nicho: administradores con grandes urbanizaciones y conserjería.
2. Junta × Cobra — fusión con Cobra (parte por WhatsApp a factura para instaladores): la incidencia validada genera directamente el parte del proveedor y, al cerrar, su factura con link de pago. Capacidad nueva que emerge: el ciclo incidencia–reparación–cobro sin reescribir nada entre despacho e instalador. Nicho: despachos que trabajan siempre con la misma cartera de proveedores.
3. Junta Recibos — cambio de modelo de negocio: en vez de cobrar por comunidad, se cobra por recibo recuperado; el sistema reclama cuotas impagadas a 7/15/30 días por WhatsApp con link Bizum y prepara el dossier de morosidad para la junta. Capacidad nueva que emerge: el despacho pasa de gestor reactivo a recaudador con incentivo alineado. Nicho: comunidades con morosidad crónica en grandes ciudades.

Plan MVP completo

Plan completo en projects/junta-incidencias-whatsapp-fincas/docs/mvp/PLAN-MVP.md.